Contabilidade online: como funciona, o que inclui e quanto custa

Contabilidade online é a contabilidade da tua empresa feita por um contabilista certificado à distância: envias faturas e extratos em digital e falas com ele por email ou mensagem, sem ires ao gabinete. O contabilista responde pelas tuas contas da mesma forma que num gabinete tradicional Fonte: Diário da República. O preço depende sobretudo do número de documentos e de trabalhadores. Na Comudel, começa nos 42,42 € + IVA por mês.

Como funciona a contabilidade online?

Funciona como uma contabilidade normal, mas sem papel e sem deslocações:

1. Envias os documentos em digital: faturas de compras e despesas, em PDF ou fotografia, e contratos como rendas ou empréstimos.
2. Ligas o banco (Open Banking) ou envias os extratos, para o contabilista conferir o que entrou e saiu das contas da empresa.
3. O contabilista lança tudo na contabilidade e entrega as declarações, entre elas o IVA, os salários e, no fim do ano, a declaração de IRC e a IES, que é a declaração com as contas anuais da empresa.
4. Falas com ele por mensagem, email ou chamada sempre que tens dúvidas.

Se emites as faturas de venda num programa ligado à contabilidade, elas chegam ao contabilista sem teres de as enviar.

Envia os documentos todos os meses. A contabilidade não pode ter mais de 90 dias de atraso, contados a partir do fim do mês a que os documentos dizem respeito Fonte: Portal das Finanças.

Posso enviar uma foto de uma fatura em papel?

Sim. Se almoçaste num restaurante ou compraste um monitor numa loja e recebeste a fatura em papel, podes fotografá-la, enviá-la ao contabilista e guardá-la em digital. A lei permite digitalizar os documentos em papel e arquivá-los em formato eletrónico Fonte: Portal das Finanças. Para a foto valer como a fatura, confirma três coisas:

• A fatura tem o NIF da empresa. Dá-o antes de pagar. Sem ele, a empresa não pode deduzir o IVA Fonte: Portal das Finanças e, em regra, a despesa não conta como gasto para o IRC Fonte: Portal das Finanças. Numa compra de mais de 100 €, pede fatura também com o nome e a morada da empresa Fonte: Portal das Finanças Fonte: Portal das Finanças.
• A foto mostra a fatura inteira e lê-se bem. A imagem tem de ser perfeita e legível, sem perder informação do original Fonte: Portal das Finanças. Fotografa a direito, com boa luz, sem cortar as margens nem deixar reflexos. Os talões em papel térmico apagam-se com o tempo, por isso fotografa-os no próprio dia.
• A foto fica guardada 10 anos. As faturas guardam-se durante 10 anos Fonte: Portal das Finanças, e o arquivo digital tem de garantir que as imagens não se perdem nem se alteram Fonte: Portal das Finanças. Uma foto que fica só na galeria do telemóvel dificilmente cumpre estas regras: envia-a para o arquivo da contabilidade.

E o papel? Guarda-o até a fatura estar arquivada em digital, lançada na contabilidade e com o IVA deduzido. Só depois o podes deitar fora Fonte: Portal das Finanças.

A minha empresa precisa de contabilista certificado?

Sim. Uma sociedade, como uma Lda ou uma Unipessoal, é obrigada a ter contabilidade organizada Fonte: Portal das Finanças, e só um contabilista certificado pode responder por ela e assinar as contas e as declarações fiscais que dela resultam Fonte: Diário da República. Não depende do tamanho da empresa nem do que fatura.

Se trabalhas a recibos verdes ou és empresário em nome individual no regime simplificado, não és obrigado a ter contabilista certificado Fonte: Portal das Finanças. Para perceberes as diferenças, vê que tipos de empresa existem em Portugal.

Que opções tenho para tratar da contabilidade?

Há três formas comuns de trabalhar. Em todas, quem responde pelas contas é um contabilista certificado:

• Programa de faturação e contabilista à parte: emites as faturas num programa e envias os documentos a um contabilista independente. Tens dois fornecedores e és tu que fazes a ponte entre eles.
• Gabinete de contabilidade: entregas os documentos ao gabinete, em papel ou por email, e tratas das dúvidas por telefone ou em reunião. Muitos gabinetes também já trabalham à distância.
• Faturação e contabilidade organizada no mesmo serviço: emites as faturas, envias as despesas e ligas o banco no mesmo sítio, e um contabilista certificado faz a contabilidade a partir daí. Falas com ele por mensagem.

A Comudel funciona desta última forma: é contabilidade online com contabilista certificado incluído. Escolhe pela forma como gostas de trabalhar e pelo que a tua empresa precisa. Se tens trabalhadores, compras ou vendas no estrangeiro ou muitas faturas por mês, confirma que o serviço cobre isso.

O que deve estar incluído na mensalidade?

A mensalidade deve cobrir, pelo menos:

• o lançamento e a organização dos documentos, todos os meses;
• as declarações de IVA, mensais ou trimestrais (vê os prazos do IVA trimestral);
• a conferência entre a contabilidade e o banco;
• o fecho do ano: as contas, a declaração de IRC e a IES. É aqui que se apura o resultado líquido da empresa;
• respostas às tuas dúvidas do dia a dia.

Se tens trabalhadores, confirma se os salários e as declarações mensais às Finanças e à Segurança Social estão incluídos ou se são cobrados por trabalhador.

Quanto custa a contabilidade online?

Não há um preço fixado por lei: cada contabilista ou empresa define o seu. O que mais pesa:

• O número de documentos por mês.
• O número de trabalhadores, por causa dos salários.
• Compras e vendas no estrangeiro, que têm regras de IVA próprias.
• Serviços extra, como criar a empresa ou acompanhar uma inspeção.

Na Comudel, a contabilidade online começa nos 42,42 € + IVA por mês, sem custo de adesão, sem custos no fecho do ano e sem limite de documentos.

Para comparar propostas, olha para o custo anual com tudo o que precisas, e não só para a mensalidade.

Perguntas frequentes

O que faço a seguir?

Faz as perguntas da lista acima a cada proposta e compara o custo anual. Se queres enviar as faturas pelo telemóvel e ter um contabilista a quem fazer perguntas, na Comudel tens contabilidade online com contabilista certificado incluído.